We werken steeds meer online, maar nog steeds moeten we vaak tegen mensen zeggen dat ze zichzelf even van mute moeten halen, of moeten we bellen omdat iemand is vergeten een Google Meet toe te voegen aan de afspraak. Met deze vijf tips kun je Google Agenda slim gebruiken.

Een Google Agenda-afspraak maken

Voordat we dieper duiken in de mogelijkheden van Google’s Agenda-tool, is het handig om nog even de basics door te gaan. Als je een uitnodiging voor een afspraak wil maken, dan ga je als volgt te werk:

  1. Ga naar calendar.google.com of naar de app Google Agenda
  2. Tik of klik op het +’je. Of tik of klik op de dag en tijd in de agenda waar jij een meeting wil plannen
  3. Ga alle opties bij langs: of het een uurtje is of de hele dag, of het een meeting is die vaker moet terugkeren, of er een videovergadering aan te pas moet komen, welke mensen je wil uitnodigen, welke locatie de meeting plaatsvindt, of je even voor de meeting begint een melding wil krijgen, welke kleur de meeting moet hebben in je agenda, wat de beschrijving is en of je nog een bijlage wil toevoegen. Soms moet je naar beneden scrollen of ‘meer’ drukken om alle opties te zien
  4. Tik of klik op ‘Opslaan’ en je kunt je afspraak in de agenda zetten (en versturen naar de gasten)

Je Google Agenda-app instellen

Natuurlijk wil je ook dat de Agenda-app zo goed mogelijk is ingesteld volgens jouw wensen. Ga hiervoor in de app naar het hamburgermenu en scroll dan naar Instellingen. In de browser zie je het tandwiel voor Instellingen al rechtsboven staan. Dingen die je hier kunt aanpassen is bijvoorbeeld hoe lang je wil dat een meeting standaard is. Als je psycholoog bent en je consults zijn standaard 50 minuten, dan is het handig om bij ‘Algemeen’ de ‘Standaard afspraakduur’ in te stellen op 50 minuten. Je kunt hier ook instellen welke tijdzone er moet worden gebruikt, op welke dag je wil dat de week begint en welke meldingen je wenst te ontvangen.

Een andere Google Agenda toevoegen

Wil je samen met je geliefde kalenders delen zodat het makkelijker is om afspraken te maken? Of heb je bijvoorbeeld een hockeyteam waarvan een agenda bestaat zodat je geen training, wedstrijd, toernooi of feest meer mist? Je kunt heel makkelijk een extra Google Agenda toevoegen. Iemand moet je wel uitnodigen voor zijn agenda: je kunt niet zomaar iemands naam intoetsen en zijn agenda inzien. Als iemand je deelt op zijn of haar agenda, dan krijg je hiervan een e-mail. Klik op de link (check eerst wel of deze echt is) en je kunt vervolgens in de app ‘Ja’ tikken om de agenda aan jouw Agenda toe te voegen.

Ze blijven naast elkaar bestaan, dus je kunt de ene of de andere agenda laten weergeven (of allebei tegelijk). Dat doe je door op het hamburgermenu te tikken en de agenda af te vinken. Wil je zelf aan iemand vragen of je toegang tot zijn of haar agenda mag, dan heb je de browser-versie van Chrome nodig. Ga naar het tandwiel voor Instellingen > Algemeen > Agenda toevoegen > Abonneren op agenda en tik het e-mailadres van de persoon in. Dan komt er een pop-up waarin je een ‘Verzoek tot toegang’ kan doen.

Maak op basis van tekst een afspraak aan

Stel je voor dat iemand je een berichtje stuurt om een afspraak te maken. Je hoeft dan niet zelf naar de Agenda te gaan of iemand opdracht te geven om ‘even iets in te schieten’. Je kunt in Android 11 en hoger de chatbubbel openen met het bericht en dan komt er vanzelf een knop waarmee je er een agenda-evenement van kunt maken. Je kunt dan eventueel nog wat informatie toevoegen en je maakt je evenement aan in je agenda. Zo vergeet je minder snel een afspraak.

Agenda van de dag in de mail

Wil je elke dag een mail ontvangen met daarin je agenda voor die dag? Dat kan heel gemakkelijk. Je gaat hiervoor in Google Agenda naar de ‘Instellingen’ en onder ‘Algemeen’ vind je vervolgens de instellingen voor je agenda’s. Klik of tik op de agenda waarvan je dagelijks een handig overzicht voor de dag wil ontvangen en ga naar ‘Overige meldingen’ en dan ‘Dagelijkse agenda’ om deze via email aan te zetten.

Het is tot slot ook slim om extensies in te zetten vanuit Google Chrome. Er zijn verschillende mogelijkheden om Google Agenda nog beter te gebruiken, zoals TeamCal waarin je een handig overzicht van meerdere agenda’s krijgt of mogelijkheden om andere soorten notificaties te krijgen. Zowel de Chrome Web Store als de Google Workspace Marketplace staan vol met handige extensies om je te helpen bij je agenda.

Bron: Androidworld. Gehele artikel KLIK HIER